Giải quyết vấn đề là một hoạt động thường gặp trong đời sống hàng ngày của chúng ta. Để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, việc tìm hiểu qui trình và những thói quen thường làm là điều cần thiết để có được giải pháp đúng đắn và chính xác.

Visual thinking là công cụ giúp chúng ta nhìn nhận và giải quyết các vấn đề trong cuộc sống cũng như trong công việc một cách hiệu quả hơn. Hãy cùng thử tìm hiểu và thực hành các bước sau đây nhé!


VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

Vấn đề xuất hiện khi chúng ta có cảm giác không hài lòng về trạng thái hiện tại và muốn làm một điều gì đó thay đổi nó (có sự chênh lệch giữa 'cái đang là' và 'cái muốn là').

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ?

  • Muốn đạt được một điều gì đó.
  • Muốn có cảm giác dễ chịu.
  • Muốn làm mất đi một điều gì đó.
  • Muốn loại bỏ cảm giác khó chịu.

BA BƯỚC ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

1. Cảm nhận

2. Tư duy

3. Hành động


1. CẢM NHẬN

a. Nhận diện vấn đề

Để nhận diện được vấn đề, chúng ta cần tĩnh lặng và quan sát những gì đang diễn ra trong tâm. Bằng cách quan sát, những vấn đề sẽ nổi lên và hiện ra một cách rõ ràng trong tâm trí.

Bạn có thể lấy một tờ giấy trắng khổ A4 hoặc A5, đặt nó nằm ngang và ghi tóm tắt những gì đang xuất hiện trong tâm trí.

Đặt các từ khóa rải rác trên trang giấy. 


Để dòng suy nghĩ tuôn chảy một cách tự nhiên không cần cố gắng. Chúng ta chỉ đơn giản ghi lại những suy nghĩ đang có mặt trong hiện tại. Hoạt động này giúp giải phóng sự căng thẳng và rối rắm bên trong, đồng thời giúp bạn hiểu rõ về bản thân hơn.

Thả lỏng và ghi ra những suy nghĩ một cách ngắn gọn mà không cần cố gắng diễn giải chúng một cách trọn vẹn thành câu. Dần dần, bạn sẽ thấy dòng suy nghĩ trở nên thưa dần. Tới một lúc, chỉ là một vài suy nghĩ lặp đi lặp lại hoặc không có bất kỳ suy nghĩ nào xuất hiện nữa.

Trong giai đoạn này, chúng ta không cố gắng để loại bỏ các suy nghĩ hoặc tìm kiếm cách thức để giải quyết vấn đề. Chúng ta chỉ cần nhận diện và ghi lại những gì đang có mặt trong tâm. Quá trình này giống như bước 1 của hoạt động Self-brainstorming (không đánh giá, không phán xét, không phân tích...).

Nếu chỉ có những suy nghĩ tản mác, không quan trọng, bạn có thể đơn thuần là ghi nhận và để chúng trôi qua (mà không cần cố gắng để hiểu xem chúng là gì).


b. Nhận diện cảm xúc

Trong quá trình Free note (ghi chép tự do) như trên, bạn bắt đầu quan tâm hơn tới những phản ứng, ưa thích, sự né tránh, không hài lòng... và những trạng thái cảm xúc của mình. Bạn có thể ghi chúng lên trang giấy, nhưng không cần cố gắng suy nghĩ hay đi tìm kiếm giải pháp cho vấn đề. Bởi khi cảm xúc rối rắm, chúng ta rất khó nhìn nhận tình huống một cách chính xác và có đủ sự sáng suốt để tìm thấy giải pháp.

Ghi nhận những cảm xúc và phản ứng của bản thân (dù nó là tốt hay xấu) một cách trung thực và khách quan.

Hầu hết các vấn đề đều là do chúng ta tạo nên (do sự tưởng tượng, phản ứng) chứ không phải đến từ thế giới bên ngoài (các tình huống thực sự đang xảy ra: cháy nhà, lũ lụt...).

Tâm trí thường có xu hướng suy tư theo chiều hướng mũ đen (rủi ro, tiêu cực), mũ đỏ (cảm xúc cá nhân, chủ quan) hoặc mũ tím (tưởng tượng, mơ mộng). Nhìn nhận vấn đề theo nhiều chiều hướng, nhiều cách thức khác nhau chúng ta giúp nhận diện vấn đề một cách khách quan và toàn diện hơn.


c. Nhận diện mong muốn

  • Mình mong muốn điều gì?
  • Mình muốn đạt được gì?
  • Tại sao mình lại muốn làm điều này?
  • Nó mang lại lợi ích gì cho bản thân?
  • Mình không thích gì?
  • Mình đang lo lắng điều gì?
  • Mình muốn loại bỏ điều gì?
  • Đây có phải thực sự là điều mình mong muốn không?
  • ....

d. Tạm thời bỏ qua

Chúng ta tiếp tục sử dụng Free note để phát tán những suy nghĩ, cảm xúc, mong muốn của bản thân lên trên trang giấy.

Mô tả, làm rõ các suy nghĩ

Khi số lượng các suy nghĩ giảm xuống, tâm trí bạn trở nên trống vắng hơn. Lúc này, chúng ta sẽ (tạm thời) bỏ qua trang giấy để nghỉ ngơi hoặc chuyển sang một công việc khác.

Đây là bước rất quan trọng giúp tâm trí có thời gian sắp xếp lại các thông tin và giúp cảm xúc trở lại thăng bằng trước khi đi vào hoạt động tư duy, tìm kiếm giải pháp cho vấn đề.
Thời gian của bước này có thể khoảng 5 phút, 10 phút, 1 buổi... hoặc nhiều hơn tùy vào từng tình huống.

Tham khảo thêm: 


Với đa số các tình huống, chúng ta chỉ cần ghi nhận một cách thuần túy những gì xảy ra trong tâm trí và có cách nhìn nhận đúng (right view) thì 'vấn đề' sẽ tự động biến mất mà không cần thực hiện bước 2 và bước 3.

Với những tình huống cần hành động cụ thể để thay đổi trạng thái hiện tại, chúng ta sẽ thực hiện tiếp bước 2.


2. TƯ DUY

a. Liên kết

Sau khoảng thời gian nghỉ ngơi, chúng ta quay trở lại với các ý tưởng đã thể hiện trên trang giấy để tìm hiểu sâu hơn về vấn đề.

Liên kết các ý liên quan lại với nhau

b. Gom nhóm

Gom nhóm hoặc highlight các ý tương đồng theo màu sắc.
Bạn cũng có thể gom nhóm bằng cách sử dụng các đường bao để phân chia thành các khu vực trên trang giấy.

c. Bổ sung

Tìm thêm các thông tin bổ sung để có cái nhìn đầy đủ về vấn đề.

Đôi khi, chỉ cần một thông tin mới sẽ là chìa khóa cho vấn đề mà chúng ta đang tìm hiểu.

  • Hỏi các chuyên gia.
  • Tra cứu từ sách vở, internet
  • Tìm kiếm các công nghệ, công cụ hỗ trợ.
  • ...

Tiếp đó, chúng ta quay trở lại dành thời gian cho bước 1D (nghỉ ngơi).


d. Hệ thống

Đến bước 2B, bạn đã có rất nhiều từ khóa và các mối liên kết nhưng phần nhiều vẫn còn khó hiểu và mang tính chất cảm tính.
Đến bước này, chúng ta sẽ lấy một tờ giấy trắng khác (đặt nằm ngang) và bắt đầu đi vào phân tích để xác định lại xem thực sự có những đối tượng nào trong vấn đề mà mình đang xem xét.
  • Đối tượng ở đây là gì?
  • Tính chất của đối tượng đó như thế nào?
  • Hành vi (hoạt động) của các đối tượng?
  • Bối cảnh (không gian, thời gian)?
Sau khi đã xác định được các đối tượng, tính chất, hành vi và bối cảnh bạn sẽ có được một bức tranh khá đơn giản và bao quát về vấn đề. Các đối tượng trở thành một phần trong bức tranh toàn diện đó.
Để thực hiện tốt bước này, chúng ta cần vận dụng tư duy hệ thống kết hợp với những kiến thức về vấn đề mình đang tìm hiểu thì mới có thể xây dựng được một bức tranh đầy đủ và chính xác.

e. Từ khóa tư duy
Chúng ta sẽ tiếp tục sử dụng các từ khóa tư duy để đi sâu hơn vào việc phân tích vấn đề.
Có những bộ từ khóa tư duy thông dụng (5W1H) và những bộ từ khóa tư duy chuyên ngành (dùng trong ngành hẹp). Bạn cũng có thể tự xây dựng các bộ từ khóa tư duy theo dạng list hoặc flashcard cho riêng mình để hỗ trợ cho quá trình giải quyết vấn đề.
Từ khóa tư duy là những từ khoá giúp gợi mở tâm trí và giúp chúng ta phân tích, hiểu sâu hơn về vấn đề.


Tham khảo thêm:
Một số câu hỏi trong quá trình phân tích:

- Vấn đề là gì?
Nguyên nhân?
Mục đích?
Giải pháp?

- Ai?
Cái gì?
Ở đâu?
Khi nào?
Như thế nào?
Tại sao?

- Why?
How?
What?

- 6 thinking hats

- Kaizen

- 5 Whys

...

Một số câu hỏi bổ trợ khác:

  • Mình mong muốn điều gì?
  • Đây có thực sự là mong muốn của mình không? 
  • Điều này có thực sự quan trọng và cần thiết (với bản thân) không?
  • Mình có thể thay đổi mong muốn, nhu cầu khác được không?
  • Không cần giải quyết vấn đề này có được không?
  • Nếu mình không làm thì có hại gì không?
  • Nó có gây hại cho bản thân hoặc cho người khác không? 
  • Thời điểm này có hợp lý để thực hiện không?
  • Có cách đặt vấn đề khác không?
  • Thử nhìn nhận vấn đề theo các chiều hướng, góc nhìn khác xem sao?
  • Nếu đặt bản thân vào vị trí của người khác thì như thế nào? 
  • Đây là vấn đề cá nhân hay có liên quan tới người khác?
  • ...
  • Có bao nhiêu cách thực hiện? 
  • Cách nào đơn giản nhất? 
  • Cách nào tiết kiệm nhất?
  • Còn cách khác không?
  • Có cách nào tốt hơn không?
  • Có thể cải tiến điểm nào không?
  • Có cách đặt vấn đề khác không?
  • ...

f. Qui trình

  • Xác định tình huống.
  • Từ một tình huống, có thể đặt ra nhiều vấn đề (bài toán) khác nhau để giải quyết. Đặt vấn đề một cách chính xác quyết định hướng giải quyết vấn đề sau đó. Bởi vậy, cách đặt vấn đề là rất quan trọng. Vấn đề là gì? Vấn đề có thực hay không? (hay do chúng ta tưởng tượng). Chúng ta thường gặp rắc rối ở bước này (do xác định không chính xác vấn đề cần giải quyết nên những hành động của chúng ta không đạt được kết quả tốt, nhiều khi các hoạt động đó lại tạo ra tác hại nhiều hơn).
  • Phân tích vấn đề.
  • Xây dựng bức tranh tổng thể.
  • Tìm kiếm các phương án thực hiện.
  • So sánh, đánh giá theo các tiêu chí (thước đo) cụ thể.
  • Lựa chọn giải pháp. 


P/S: Hãy cân nhắc cẩn thận trước khi hành động. 

Đừng hành động quá sớm trước khi được cân nhắc kỹ càng.

Three solutions to every problem: Accept it, change it or leave it.

(Có 3 cách để giải quyết các vấn đề: Chấp nhận nó, thay đổi nó hoặc bỏ nó sang một bên. Và đôi khi là thực hiện cả 3 *_*)


3. HÀNH ĐỘNG

a. Đừng suy nghĩ quá nhiều. Hãy lập kế hoạch và hành động.

b. Chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ, dễ thực hiện.

c. Sắp xếp xem nhiệm vụ nào thực hiện trước, nhiệm vụ nào thực hiện sau, lập chế độ ưu tiên.

d. Xác định các nguồn lực cần chuẩn bị.

e. Dự tính những rủi ro, biến cố có thể xảy ra. Có thể xảy ra xung đột nào không? 

f. Dự tính thời gian (tiến độ) hoàn thành.

g. Tổ chức công việc. Giao việc nếu làm theo nhóm. Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của bản thân và các thành viên.

h. Tìm kiếm cảm hứng, niềm vui, sự sáng tạo trong công việc.

i. Theo dõi và đánh giá tiến độ công việc.

j. Nhận phản hồi và điều chỉnh kế hoạch.

k. Rút kinh nghiệm, tìm kiếm các phương pháp (công nghệ) để cải tiến, nâng cao năng suất) và kết thúc dự án.

l. Chia sẻ kinh nghiệm, các bài học.


By: Thanh Thanh